Отчет за продажбите: как се прави и примери

Отчет за продажбите е доклад, който предоставя преглед на състоянието на търговските дейности на компанията. Той показва различните тенденции, които се наблюдават в обема на продажбите през определено време, но също така анализира различните стъпки на фунията на продажбите и работата на мениджърите по продажбите.

Той предлага моментна снимка на дейността на компанията в определено време, за да се оцени ситуацията и да се определи най-доброто решение, което трябва да се вземе, и вида на действията, които трябва да се предприемат.

Отчетът за продажбите помага да се намерят нови потенциални пазарни възможности, където резултатите могат да бъдат подобрени.

Информацията, която се предава в отчета за продажбите, ще повлече в значителна степен най-важните решения за продажби, като например преустановяване на определени продукти, увеличаване на котировки, плащане на бонуси и др.

От решаващо значение е да се създадат ясни и кратки отчети за продажбите, които да показват най-важната информация, необходима за преместването на компанията от дупките и да я отведе на гладък път към непрекъснат растеж и успех.

Как се изготвя отчетът за продажбите?

Когато пишете доклад, трябва да имате предвид крайните цели. Има няколко важни въпроса, които трябва да бъдат зададени: за кого се докладва и защо? След като отговорите на тези въпроси, докладът може лесно да бъде формулиран.

Познайте публиката

Първо трябва да разгледате аудиторията и да се запитате каква информация ви е необходима. По този начин, това ще послужи като ръководство, за да знаем какви данни да предоставят. Отчетът за продажбите трябва да отразява нуждите на всяка конкретна аудитория.

Например информацията, която интересува маркетинговия мениджър, ще се различава много от това, което търси финансовият директор.

Маркетинговият мениджър ще иска да знае колко добре търговските представители улавят потенциалните клиенти, които маркетинговият екип предлага. Също така ще искате да знаете кои маркетингови кампании имат най-висок процент на реализации.

За разлика от това, финансовият директор ще иска всички продажби, заедно с разходите. Необходими са и точни прогнози за продажбите.

Изберете правилната информация

Трябва да решите какви данни ще дадат точна картина на работата на екипа по продажбите, за да помогнете за вземането на най-добрите решения. Отчетът за продажбите трябва да отговори на следните ключови въпроси:

- изпълнени ли са целите на продажбите?

- Какви са приходите спрямо разходи в избрания период от време? Как се сравняват настоящите продажби с предишните периоди?

- Кои продукти и услуги се продават най-много? Кои не отговарят на очакванията?

- Каква е прогнозата за продажбите за следващия месец / тримесечие / година?

- Какви са възможностите? Време ли е да се оттеглим от някаква територия или продуктова линия?

Решете периода от време

Периодът от време ще помогне да се определи фокусът на доклада. Изборът на конкретен период от време също ще позволи по-прецизни сравнения от период до период.

Например, годишният доклад ще направи преглед на основните тенденции в индустрията, навиците за покупка на клиентите, както и резултатите от големите маркетингови инициативи, развитието на нови продукти и сезонните колебания.

Изберете правилната графика

Начинът, по който се предава информацията, е също толкова важен, колкото и самата информация. Основната функция на добрия доклад за продажбите е да предава информация, така че да е лесно разбираема и приложима.

Бар графиката може да бъде много по-добре да покаже колко са се увеличили продажбите на флагманския продукт през последните пет години, отколкото просто поставянето на цифрите в таблицата.

Визуалното създаване на данните не е само за това, че докладът за продажбите изглежда красив. Тя също е свързана с превръщането на информацията в привлекателна и лесна за разбиране.

Резюме

Висшето ръководство не винаги има време да се запознае с детайлите, така че е необходимо резюме, което изброява най-важните моменти.

Това резюме може да бъде в началото на доклада, преди да се въведат данните и констатациите. Това е последното нещо, което е написано, тъй като то ще обобщи основните извлечени идеи и ще обсъди стъпките, които да последват.

Примери

Отчет за контакт

Този отчет предлага панорамен изглед на контактите, които са в базата данни, както и подробни изгледи на индустрията, датата на последния контакт и други атрибути.

Този отчет може да помогне за идентифициране на нови възможности, както и за намиране на връзки в мрежата.

Разбивка на важни клиенти

Този отчет показва точно къде всеки клиент е в процес на изготвяне. Тя може да бъде организирана и по продукт или по източник, за да може да се сравняват и анализират няколко групи от важни клиенти и техният напредък.

За да се получи точно отчитане откъде идват важни клиенти, базата данни трябва да бъде интегрирана със съвместим маркетингов софтуер.

Обобщение на продажбите

Този доклад се използва за измерване на напредъка на продажбите по отношение на целите, разпределени по източници, продукти и търговски представители.

Тя може да ви помогне да разберете кои тактики (социални мрежи, електронна поща, търсене и т.н.) водят до повечето продажби и къде трябва да дублирате усилията.

Видимостта на продажбите е особено важна, за да се отговори на ръководителите и другите заинтересовани страни.

Можете също да използвате обобщена информация за продажбите, за да прогнозирате и задавате нови цели, въз основа на текущите цени на затваряне.

Бизнес отчет

Той е отличен инструмент, който гарантира, че потенциалните клиенти се проследяват правилно, както и продажбите и тяхното поведение.

Този отчет е задължителен за стратегиите за продажби и маркетинг, базирани на клиентски сметки.

Отчет за печалбата и загубата

Отчетът за печалбата и загубата показва в реално време котировките, които се затварят или се губят. По същия начин, кои представители отговарят за тези котировки и как техният коефициент на затваряне се сравнява с този на индустрията или със самите цели.

Персонализирани отчети

Други индикатори, които могат да бъдат включени в персонализиран отчет за продажбите, са следните:

Среден размер на котировката

Договорите за продажба могат да имат много различни цени, в зависимост от редица фактори, но средният размер на котировките в портфейла трябва да бъде определен, за да могат да се правят бързи и солидни прогнози за продажбите и стратегии.

Брой преговори в процес

Важно е не само да знаете колко котировки са в процес, но също така е важно да знаете къде се намират, кога се очаква те да се затворят и вероятността те да се превърнат в продажби за компанията.

Процент на конвертиране или приключване

Определете средния брой отворени оферти, необходими за затваряне на оферта, въз основа на исторически резултати.

Време на цикъла на продажбите

Тя се отнася до средното време, през което кандидатът трябва да влезе в канала и да премине през целия процес на продажба до заключителния етап. Колкото по-бърз е цикълът на продажбите, толкова по-добре ще бъде за екипа по продажбите.