Положителна и отрицателна обратна връзка: как да я дам в 9 стъпки (с примери)

Дайте положителна или отрицателна обратна връзка, за да използвате комуникационни методи за предаване и получаване на информация за адекватността или неадекватността на нашата работа. При първия подход към тази концепция, можете да мислите, че става въпрос за негативни аспекти, които шефовете съобщават на служителите на една компания.

За положителна обратна връзка е казано, че нещо е направено добре. Например: „Работата е извършена по сбит начин и е добре разбрана. Отрицателна обратна връзка възниква, когато нещо е направено погрешно. Например: "Работата не е добре разбрана, има объркваща информация."

Както положителните, така и негативните служи за подобряване на работата на лицето, на което се дава обратната връзка. Въпреки това, концепцията за обратната връзка с труда е много по-обширна, положителна или отрицателна, и се отнася до служител, шеф или колега.

Както казва Farr (1993), в работната среда има много информация, която ни казва как извършваме работата си. Необходимо е обаче тази информация да има смисъл, за да постигнем нашите цели и задачи. Наред с другите неща, обратната връзка с труда ще ви позволи да:

• Коригирайте грешките си в ефективността
• Намалете несигурността си относно адекватността на работата си.
• Знайте как другите ви възприемат и оценяват.

В допълнение, някои от предимствата, които ще получите при извършване на конструктивна обратна връзка във вашата работна среда, ще бъдат:

• Избягвайте конфликти с колеги, служители или мениджъри.
• Имате по-голямо удовлетворение на работното място.
• Насърчавайте работата в екип и бъдете по-ефективни.
• Почувствайте собствената си компетентност на работното място.

9 Стъпки за даване на положителна или отрицателна обратна връзка

За да го приложим ефективно на практика, ние описваме 9 стъпки, които трябва да вземете под внимание, за да развиете този метод на комуникация:

1 - Изберете времето и мястото преди да дадете обратна връзка

Трябва да започнете, като попитате другия, ако той е на разположение по това време. В случай, че е зает, трябва да опитате да започнете по-късно.

По този начин лицето, на което давате обратна връзка, ще ви даде необходимото внимание, за да общувате ефективно. От друга страна, за да изберете сценария, трябва да вземете предвид вида информация, която ще предоставите:

Когато става въпрос за положителна обратна връзка, трябва да решите да го направите публично, така че човекът да има още по-голямо социално признание за адекватността на тяхната работа.

В случай, че искате да съобщите някои негативни аспекти, изберете частен сайт, така че работникът да не усеща, че е притеснен пред колегите си.

2 - Не чакайте прекалено дълго, за да изразите мнението си

Ако има някакъв аспект, за който искате да предоставите обратна връзка на колега, служител или шеф, не чакайте дълго. В противен случай човекът няма да запомни много добре за какво става дума.

Например, ако кажете на някого, че поведението, което сте имали преди 3 месеца, не е подходящо, човек вероятно не контекстуализира случилото се, така че вашите отзиви няма да имат желания ефект.

Ако обаче споменете за положителен или отрицателен аспект за нещо, което сте направили през последните няколко дни, можете да вземете под внимание мнението си и да поправите, ако е необходимо, тъй като все още не сте се отклонили твърде много от целта си.

В допълнение, този въпрос е особено важен по отношение на отрицателната обратна връзка, тъй като ако не дадете мнението си незабавно, ще натрупате оплаквания към човек и един ден ще бъдете претоварени и ще съобщите всичко, което ви притеснява, с агресивно отношение.

Това е често срещано явление във всякакъв вид приятели, двойки, родители и т.н. Ако не кажете на другия човек какво ви притеснява, това едва ли ще промени тяхното поведение.

3 - Показва съпричастност

Поставете себе си на мястото на другата с емпатия и помислете как бихте искали те да ви дадат информация за вашата работа и представяне.

Със сигурност бихте искали човекът, който ще коментира някакъв аспект от вашата работа, да бъде съпричастен, като се опитва да не повреди чувствата ви, когато става въпрос за негативна информация.

Ако работата ви по някакъв начин е засегнала вашата, опитайте се да не изгубите хладнокръвието си и да обясните как се чувствате.

4 - Слушайте другите и бъдете гъвкави

В този комуникационен процес трябва да имате способността да слушате активно - а не просто да говорите. Това включва даване на възможност на другия да ни разкаже за трудностите, които срещна по пътя си към тази задача.

Отговорете на причините, които са накарали другото лице да действа по този начин. Може би, когато знаеш обстоятелствата си, разбираш, че си действал по най-добрия възможен начин.

Имате възможност да поправите, ако мислите, че грешите. В крайна сметка, обратната връзка, която предоставяте, се основава на вашето лично мнение, не е абсолютна истина.

5 - Не използвайте общи и неспецифични коментари

Важно е да бъдете конкретни с вашите коментари, вместо да давате обратна връзка с неясна и обща информация. Не е същото да казваме: "добра работа", че "вашият последен доклад събира много точна информация за напредъка на компанията".

С втория коментар, другият човек ще се чувства по-ценен и ще има по-добри познания за тяхната ефективност на работното място.

Колкото по-конкретна и специфична е информацията, която предоставяте, толкова по-добри ще бъдат последствията върху изпълнението на другия човек - точно колкото по-точен е компасът, толкова по-лесно е да управляваме кораба.

6 - Използвайте „Сандвич техниката“

Тази техника се състои в принос:

1. - Положителна критика за аспектите, които правите адекватно или за усилията, които извършвате за постигане на целта.
2. - Отрицателна критика, за това, което смятате, че трябва да подобрите, за да извършите ефективна работа.
3. - Положителна критика, за нейната обща адекватност.

По този начин ще избегнете първоначалния дискомфорт, като започнете с отрицателен коментар, така че човекът да бъде по-възприемчив към вашето мнение. В допълнение, можете да оставите добър вкус в устата си, завършвайки разговора с друг положителен аспект.

Лицето, което получава обратната връзка, няма да се чувства под въпрос, но ще го приеме по-позитивно и ще желае да промени негативния аспект, който споменахте.

Пример за тази техника би бил да се каже на колега:

„Излагането ви на минали продажби ми даде много ценна информация. Това е малко дълго, но много интересно.

7 - Използвайте обратната връзка, насочена към поведението, а не към лицето

Особено ако е ваш служител, трябва да насърчавате тази динамика и обмен на информация, така че да можете да се възползвате и от предимствата да имате незабавна и конкретна информация за вашата работа.

Познаването на мненията на работниците, които ви обкръжават, ще ви помогне да управлявате собствената си лодка, как сме коментирали в началото на тази статия.

Надяваме се, че всички тези съвети ще ви помогнат да подобрите комуникацията си с вашите колеги и да постигнете по-голяма удовлетвореност от работата.

А вие, какви други съвети за положителна или отрицателна обратна връзка бихте добавили?