Оперативен одит: характеристики, цели, процедура

Оперативният одит е систематичен преглед на ефективността, ефикасността и икономичността на дейността на организацията под управленски контрол, като докладва резултатите от оценката на съответните лица, заедно с препоръки за подобрения.

Оперативният одит е ориентиран към бъдещето, систематичен и независим от организационните дейности. Този вид одит е съществено различен от вътрешен одит, когато целта е да се проучи адекватността на проверките и да се оцени безпристрастността на представянето на финансовите отчети.

Финансовите данни могат да бъдат използвани в оперативния одит, но основните източници на доказателства са оперативните политики и постиженията, свързани с целите на организацията.

Оперативните одити обикновено се извършват от персонала на вътрешния одит, въпреки че специалистите могат да бъдат наети за извършване на прегледи в техните области на експертиза.

Основните ползватели на препоръките на одита са ръководният екип, и по-специално ръководителите на прегледаните области.

функции

Оперативният одит е изследване на начина, по който една организация осъществява своята дейност, за да сигнализира за подобрения, които повишават нейната ефективност и ефикасност.

Процесът е аналогичен на този на други видове одити, като например финансов одит, но при оперативния одит се извършва много по-задълбочено проучване на бизнеса.

Той не е концентриран в нито един проект или отдел, защото всеки отдел играе роля в общия оперативен процес и е свързан с останалите.

Оперативните одити са обективни, провеждани от вътрешен или външен одитор. Те осигуряват нова перспектива за добрите и не толкова добри аспекти на организационните практики и процеси.

тип

Оперативен одит в производствени предприятия

Компаниите, които произвеждат продукти, извършват оперативни одити, за да проверят производствения си процес.

Потокът от операцията е под контрол. Служителите се възползват максимално от времето си? Продуктите напускат ли процеса най-бързо? Дали суровините се губят поради лош дизайн или злоупотреба?

След одита компанията може да направи някои промени, за да подобри обема на производството си, което ще му позволи да се конкурира с по-ефективните си конкуренти.

Оперативен одит в обслужващите дружества

Много компании предоставят услуги на своите клиенти, като хотели, ресторанти, автосервизи или домакински уреди.

Тези компании могат да проведат оперативен одит, за да проверят взаимодействието на своите служители с клиенти. По този начин можете да измерите времето, необходимо за извършване на сделка или да направите търговска презентация на потенциален клиент.

Фиктивни купувачи, неизвестни на служителите, също могат да бъдат използвани за измерване и подобряване на обслужването на клиентите. Оперативните одити могат също да проучат сигурността, графиците, използването на външни доставчици, както и конфигурацията и външния вид на бизнеса.

цели

Целта на оперативния одит е да се определи дали вътрешните проверки на бизнеса, както и политиките и процедурите, са достатъчни за постигане на оптимално ниво на ефективност и ефикасност.

Това е от решаващо значение за компаниите, тъй като липсата на ефективност и ефективност обикновено означава по-високи оперативни разходи или по-малко продажби, което понякога представлява невъзможността на дружеството да поддържа и да се конкурира на пазара.

Компаниите и други организации се обръщат към оперативния процес на одит, за да получат добра представа за това дали компанията работи добре и да получат нови идеи за това как да се подобри.

Организациите могат да очакват да постигнат следните основни цели при провеждането на всеки оперативен одит:

Влияйте на положителната промяна

Разберете как бъдещите процеси, политики, процедури и други видове управление ще осигурят максимална ефективност и ефективност.

Разберете рисковете

Видът на риска, свързан с бизнес и операционния риск, се различава от спирането на бизнеса, пропуските или грешките на служителите, отказите на информационната система, отказите на продуктите, проблемите със здравето и безопасността, загубата на ключови служители, измама, загуби на доставчици и съдебни спорове.

Идентифицирайте възможностите за подобрение

В резултат на разбирането на рисковете, одиторите могат да определят къде да направят подобрения и как да намалят рисковете, като подобрят възможностите.

Общите рискови категории, където следва да се извършват подобрения, са операционен риск, финансов риск, екологичен риск и риск за репутацията.

Информирайте висшето ръководство

Резултатите от одита следва да се появят в ясен и подробен доклад, който предоставя обективен анализ, оценки, препоръки и съответни коментари относно прегледаните дейности.

процес

Начало на одита

- Установяване на първия контакт с одитирания и определените лидери, за да се обясни процеса на одит и да се събере основна информация за компанията, за да се определят критичните точки.

- Оценка на нуждите и очакванията на заинтересованите страни, като се отчита нивото на изпълнение на одитирания обект, резултатите от предишни одити и зрелостта на одитираната система за управление.

Подготовка на дейностите

- Определете обхвата и потенциалните рискове, след това установете процедурите и идентифицирайте ресурсите.

- Изготвяне на план за одит, възлагане на работата и организиране на плановете за действие и необходимите документи.

- Провеждане на среща, за да се потвърди, че всички страни са съгласни с предложения план.

Събиране и проверка на информацията

- Преглед на документите по време на целия процес. Екипът трябва да се среща периодично, за да обменя информация, да оценява напредъка и да преназначава работата, ако е необходимо.

- Преразглеждане на източниците на информация, одит на доказателствата и оценката им в съответствие с критериите за одит.

Генериране на констатации

- Констатациите ще бъдат или няма да съответстват на критериите за одит. За несъответстваща констатация трябва да бъдат записани доказателства в подкрепа на това.

- Прегледайте информацията с одитирания, за да определите дали доказателствата са верни.

Заключителна среща

- Преди заключителната среща одиторският екип трябва да постигне съгласие по заключенията, да подготви препоръките и да обсъди последващите действия.

- Провеждане на заключителната среща за представяне на констатациите и заключенията. Оценка на обратната връзка от заинтересованите страни.

Изготвяне и разпространение на доклада

- Ръководителят на екипа съобщава резултатите с пълен, точен, кратък и ясен одитен доклад.

- Напишете одиторския доклад, който ще се срещне с ръководството, докато се установи как ще се справи с възникналите проблеми.

- Докладът трябва да бъде преразгледан и одобрен съгласно договорените процедури. Разпространете доклада на съответните получатели.

Завършване на одита

Работата е завършена, когато се извършват всички планирани одитни дейности. От друга страна, документите се съхраняват или унищожават съгласно процедурите, установени в началото на одита.