Бизнес протокол: характеристики, за какво са, примери

Бизнес протоколът е набор от социални и формални стандарти, приети от една компания за съответствие. Неговата функция е да определя насоки за поведение и ограничения, които регулират действията на всички членове на компанията.

Този нормативен орган, обикновено включен в наръчник или документ, обикновено регулира вътрешното и външното поведение на компанията. Това е кодекс на поведение, установен в организационната култура на компанията.

Бизнес протоколът установява правилата за съвместно съществуване между различните нива на работа на компанията и критериите за комуникация, които трябва да имат предимство извън него.

Бизнес протоколите отговарят на правилата и стъпките, които трябва да се следват при планирането, разработването и контрола на действията, изпълнявани от компания. Тези правила могат да включват правила, установени от държавата.

Пример за бизнес протокол е начинът, по който секретарят отговаря на телефонно обаждане по сърдечен начин. Също така, уважителното отношение към шофьора на транспортна компания, докато пътникът отвежда на летището.

Характеристики на бизнес протокола

Преди да цитира характеристиките на бизнес протокола, произходът на термина трябва да бъде ясно посочен, за да се дефинира по-добре неговото съдържание.

Протоколът идва от латинското " protos ", чието значение е "какво върви преди нещо", и " kollos ", което се отнася до действието на придържане или поставяне на нещо.

Речникът на Кралската академия на испанския език в едно от неговите значения, го определя като " набор от правила, установени от правило или обичай за церемонии и официални или тържествени действия".

Протоколът е описание на стандартите за поведение, които трябва да се следват в компания или институция. Той описва насоките за поведение и процедурите за извършване на действие или в определена ситуация.

Бизнес протоколът трябва да предава на клиентите същността на компанията, поради което е част от философията и имиджа на компанията. Има различни типове протоколи: бизнес, религиозни, официални, спортни, социални и др.

Характеристиките на един добър бизнес протокол са

1 - Не е регламентирано от закона, но е строго съобразено в рамките на компанията от нейните членове.

2 - Това е практично, защото регулира обичайните ситуации, които се случват в компанията. По този начин се избягва, че това е банален документ без спазване на трудовото право.

3 - Той е достъпен за всички членове на организацията, защото определя насоки за поведение за всяка работна ситуация.

4 - Това е разбираемо, защото трябва да бъде написано на ясен език, така че всички служители на компанията да се асимилират и изпълняват без извинение.

5- По принцип е гъвкава, защото установените правила трябва да бъдат приспособени към всяка ситуация на компанията, дори и по време на криза. Но и защото те могат да се променят във времето и да се адаптират към промените.

За какво е бизнес протоколът?

Задайте правила за поведение

Определянето на насоките за поведение в една компания в протоколно ръководство служи за регулиране на поведението на членовете и създаване на организационна култура.

Без протокол трудовите отношения и комуникацията между компанията и клиентите биха били пълен хаос. Няма да има уважение към йерархиите и отсъствието на кодекс на поведение би довело до постоянно неуважение и вътрешни конфронтации.

Йерархичният ред без бизнес протокол не може да бъде изпълнен, променяйки организационната структура на компанията.

Ръководство за социални дейности

От гледна точка на етикета протоколът е необходим и за организирането и осъществяването на социални дейности, които са от значение за компанията.

Протоколът спомага за утвърждаване на престижа на компанията сред своите служители и съдружници: клиенти, акционери, доставчици, органи и др.

Създайте корпоративния имидж

Той е част от корпоративния имидж на компанията, защото ръководи и канализира положителните действия на членовете на компанията. Образът на една компания не зависи само от продукта или услугата, която тя предоставя; но от съвкупността от елементи, които се въртят около това.

Протоколът е полезен и необходим за компаниите, тъй като допринася за подобряване на човешките отношения и засилва корпоративния им имидж. Когато тя обхваща всички области на организацията, тя помага за постигане на здравословна и хармонична работна среда.

Създайте фирмената култура

Също така създава бизнес и трудова култура, като обучава работниците и мениджърите за необходимостта от интегриране и сътрудничество с организационните цели. Той също така помага да се ръководят отношенията на представителите на компанията с техните съдружници и клиенти.

Примери за бизнес протокол

Бизнес протоколът обхваща процедурите, установени в бизнес организацията за организиране на събития: срещи, посещения, конференции, преговори, протоколни събития и др.

Но то включва и начина на общуване (вътрешна комуникация) между членовете на организацията и с клиентите и свързаната (външна комуникация). Това включва начина, по който се отговаря на телефонно обаждане, начина на носене на униформата или начина на обличане.

Също така, той включва стила на писане за писмо или електронна поща и всички необходими елементи за подсилване на корпоративния имидж на компанията.

Пример за бизнес протокол е приемането на телефонен разговор. Под формата на отговор, поздрав и представяне, има неясна цялостна бизнес култура. Следователно тя е елемент, тясно свързан с имиджа на бизнеса или марката.