Как е организационната схема на хотел? (и неговите функции)

Организационната схема на хотела представлява работните места, които един хотел трябва да изпълни, за да изпълни работните си процеси, мисия, визия и ценности.

Всеки хотел, малък, среден или голям, се нуждае от организационна структура, за да изпълнява ежедневните си операции. Той се използва за споделяне на задачи, определяне на работата за всеки отдел и делегиране на правомощия в рамките на отделите и между отделите.

Графиката по-горе е характерна за 5-звезден хотел, въпреки че 4-звезден хотел може да има същия брой апартаменти или повече. Броят на звездите може да се спуска или да се издига независимо от броя на отдели.

Например, хотел «NY King» може да запази всички апартаменти и да се издигне от 4 до 5 звезди. Или обратното; слезе от 5 до 4 звезди и поддържа всички отдели.

Броят на апартаментите варира в зависимост от предлаганите от хотела услуги. Може би луксозен хотел - 5звезди - има туристически услуги за клиенти, фитнес, басейн, тенис кортове, СПА, дискотека ... Друг хотел с по-малък размер няма да има тези допълнителни услуги и затова няма да се нуждае от толкова много служители, намалявайки броя на отдели.

Най-често срещаните висши длъжности в хотела са: директорът, маркетинг директорът, счетоводният директор, директорът по персонала, инженерният директор, директорът по закупуване, мениджър на помещенията и мениджър ресторант.

От тези позиции се генерират други, които са по-ниски, но не по-малко важни за изпълнението на основната функция на хотела; настаняването на гостите дава възможно най-високо качество, в зависимост от броя на звездите на всеки хотел.

Кой е отговорен за организацията на хотел?

Обикновено управителят на организационната схема в компанията е директор на отдел „Човешки ресурси“.

В допълнение към организационната схема, ще трябва да имате добре дефинирани работни места в "длъжностната характеристика", така че функциите на всеки служител да са добре дефинирани. Това ще бъде от съществено значение за наемането на нови служители и за всеки служител да знае какво да прави.

От друга страна, има хотели, които имат външни HR функции, особено по-малки хотели, които не са част от хотелските вериги.

Общи работни места в хотел и неговите функции

1- Генерален мениджър / управител на хотел

Това е най-голямата отговорност:

Той е отговорен за управлението, контрола и развитието на хотела, като проверява дали всички останали ведомствени области функционират по най-добрия възможен начин.
Тя определя политиките на компанията и целите, които трябва да бъдат изпълнени.
Проверете дали всеки отдел отговаря на поставените цели, осигурявайки отлично качество на обслужване.
Управлява управлението на човешките ресурси, маркетинга, сигурността, качеството и координацията на всички аспекти, необходими за правилното функциониране на хотела.

2- Мениджър продажби

В допълнение към допълването на другите основни отдели, основната му функция е да се занимава с продажби и реклама:

Намерете клиенти
Подарете на компанията.
Предложете услугите.
Близки сделки с клиенти.
Разработване на рекламни стратегии.
Насърчаване на хотелските услуги.
Търсене на потенциални клиенти.
Докладвайте резултатите от продажбите на счетоводния и финансов отдел.

Асистент по продажбите

Основната цел на тази позиция е да подпомогне работата на своя началник, ръководител и / или мениджър продажби, да контролира, класифицира и разпореди направените продажби, в допълнение към събирането на фактури за извършване на надлежен процес в административната поръчка.

Отделът по стаите е този, който отговаря за задържането на заявките за резервация и обслужването на клиентите за тази цел, както и за контрола на чековете и плащанията по тях.

Вие също трябва да контролирате, че стаите са чисти, работи в тясно сътрудничество с рецепционистите и домакините.

Те имат задачата да определят наличието на стаи и приемането и потвърждаването на резервациите.

Надзорът или управителят на резервациите отговаря за доброто представяне на отдела, а агентите по резервациите изпълняват функциите на резервиране чрез всички различни средства, които пристигат (средства за комуникация, групови резервации, онлайн, екскурзии, оператори, и т.н.), управлявате парите, идващи от съответните депозити и гарантирате направените резервации.

Изпълнителен директор по продажбите

Това е една от най-важните задачи, защото тя е отговорна за портфолио от търговци, на които трябва да им се каже какво да правят.

Той е отговорен за това, което всеки от неговите служители прави, той трябва да знае движението на всички сметки и ако има някакъв проблем с тях, той трябва да поеме отговорност за него.

Трябва да предоставите подробен индекс на извлеченията по сметките, да поемете инициатива, за да получите важни сметки за вашата компания.

Успехът или неуспехът на компанията зависи от тях, това е много сложна позиция, която изисква изключително ниво на ангажираност и отговорност.

3- Мениджър услуги

Той отговаря за надзора на отдела за услуги:

Контролиране на разходите
Вземете лоялна клиентела
Насърчаване на добри отношения между служителите.
Решете съмненията и опасенията на услугите на всички клиенти.
Изпълнете целите на продажбите
Дайте пример, като изпълнявате етични стандарти.
Гарантиране, че се предлага високо ниво на качество и че бизнесът е печеливш.

Администрация и финанси

Това е важна позиция, защото имате контрол върху административните въпроси, трябва да се съгласите с генералния директор как ще се разпространяват въпросите и да ви информира за различните етапи и събития, свързани с тях.

Вие трябва да управлявате финансовите средства, бюджетите, разходите, разходите и инвестициите заедно с дирекциите и звената на дружеството.

Контролира управлението на финансовите ресурси, координира регулираните от правителството тръстове, контролира процесите, свързани с управлението на персонала.

Регистрира и поддържа доставката и придобиването на материални, наследствени и общи услуги на корпорацията.

Бизнес стратегии

Както казва името му, той отговаря за създаването на стратегии и планове за присъединяване към нови пазари и за укрепване на силните страни на компанията, както и за подобряване на опита и познанията на всеки член на сдружението или организацията.

Неговата основна функция е фокусирана върху пряката отговорност за продажбените дейности на компанията, управлението на маркетинга, промоцията и дистрибуцията, планирането на продажбите, организирането на различни дистрибуции.

Задайте цели да се срещнете по отношение на продажбите според продукти и области, създайте стратегически планове за подобряване на успеха на компанията, проучете клиентите и местата, които може да са по-подходящи за насърчаване.

Тя насърчава средата на работа в екип, която насърчава духа на продажбите на отговорния персонал.

Анализирайте възможните причини за проблеми и оплаквания на клиентите.

Проектиране на политики за определяне на цените и условията за продажба.

Създайте планове за повишаване на напредъка в обучението на хората във вашия отдел.

Той отговаря за получаването, филтрирането и разпространението на различните процедури и подобрения по отношение на качеството на услугата.

Контролер и счетоводство

Отдел, отговорен за анализа и контрола на финансовите и счетоводни операции.

Също така се занимава с изготвяне на годишни бюджети, прогнози за приходите, финансови отчети, изготвяне на отчети за финансовото състояние, одити от офиса на контролера и др.

пазаруване

Това е много важна позиция за правилното развитие на работата в компанията, тъй като те отговарят за веригата на доставки и купуват всички необходими стоки, за да може предприятието да работи ефективно.

Тя може да бъде покупка за използване на дружеството, както и за препродажба и / или суровина за производството на техните собствени продукти.

Тази позиция включва и закупуването на услуги, свързани с транспорта или маркетинга.

Те отговарят за използването на информационни и компютърни системи за управление на организацията.

Те планират и насочват всички дейности, свързани с компютърните науки и технологии в компанията, за която работят.

Определете бизнес целите за проектиране на планове за постигане на предварително поставените цели.

4- Помощник-мениджър

Той отговаря за изпълнението на всички задачи на управителя, когато последният отсъства.

Като цяло той не взема важни решения, без първо да се консултира с управителя, но има решение за рутинни и общи въпроси, които могат да възникнат при нормалното развитие на хотела.

Той трябва да бъде обучен с цялата необходима информация и знания, за да поеме такава важна позиция, да познава всички функции, персонал, задачи, замени и т.н.

В допълнение, познаването на правната уредба е нещо, което не може да липсва, за да се избегнат проблеми със закона.

Трябва да решите бързо и да имате план Б за всичко, в случай че нещата не вървят според очакванията.

Мениджър за тримесечие

Вашата задача е да планирате, контролирате и контролирате, че всяка една от оперативните политики, свързани с вашата област, се извършва:

Планирайте и контролирайте работата на групите и конвенциите.
Анализирайте месечните статистически данни.
Създаване на стандарти и норми за предоставяне на услуги във вашия район.
Получавайте жалби, отнасящи се до Вашия район.
Координира с ръководителя на поддръжката правилното изпълнение на тяхната работа.

Ръководител на рецепцията

Организира и контролира задачите на приемния отдел:

Той подготвя графика на отговорния персонал.
Управлявайте жалби.
Той комуникира с другите отдели, ако е необходимо.
Те се грижат за клиента и решават всякакви съмнения или притеснения.
Той е директор, който отговаря за контактите с клиента.

икономка

Този отдел има най-голям брой служители, които отговарят за целия хотел и е основно отговорен за почистването на цялото предприятие: както общите части на хотела, така и коридорите, офисите, стаите и т.н.

Тази позиция е изключително важна, тъй като чистотата е писмо за представяне на хотел, затова много зависи от успеха или провала.

Ако се обучават, служителите трябва да бъдат приятелски настроени и да предават топлина на гостите.

Мениджър за храни и напитки

Той е отговорен за надзора на подготовката и декорирането на всяка една от ястията и напитките, приготвени в кухненската част на хотела, съгласно рецептите и стандартите, установени преди това от хотела.

Гарантиране на правилното развитие на функциите на другите служители, добро управление на доставките, избягване на материалните загуби, подготвяне на менюто, надзор на десертната зона, ликьори, общ инвентар и др.

Трябва да направи необходимите придобивания и контрол на складовете.

Бъдете под контрола на целия персонал под Вашето обвинение.

Капитанът на вниманието към обществеността

Отговаря на управителя за правилното функциониране на услугите, предлагани от ресторанта или кафенето.

Получаване на клиента.
Придружава го до масата.
Получете предложения
Изстреляйте вечерята.
Проверете дали всеки върши работата си.
Проверете доставките.
Ако е необходимо, помагайте на сервитьорите.

Той е отговорен за контрола на персонала, създаването на менюта, следи за рационалното използване на суровини и други стоки, контролира производството и качеството на ястията, определя работните графици на другите работници под тяхна грижа.

Мениджър общи услуги

Той отговаря за разработването на годишна програма за поддръжка и превенция на машини и оборудване.

Вземете всички необходими мерки за поддържане и подобряване на архитектурните условия на имота.

Администриране на основни услуги, подпомагане на областите, които го интегрират, защита на сигурността на имота и неговите обитатели, експлоатация на комисията за безопасност и хигиена.

Мениджър по поддръжката

Той трябва да разреши всички проблеми, възникнали в рекордно кратко време, така че производството да не се прекъсва.
Трябва да организирате и координирате работните поръчки за поддръжка за целия персонал, който е на ваше разположение.
Той координира доставката и приемането на необходимите материали за извършване на ремонтните работи.
Проверете реда и качеството на извършената работа.
Разрешаване на изваждането на съхраняваните в склада материали.
Ако е необходимо, осигурете обучение на оборудването, материалите и инструментите, налични в съоръженията.

Началник на охраната

Той е отговорен за предотвратяването на професионалните рискове.

Анализирайте възможните рискови ситуации.
Разработване на планове за сигурност.
Огледайте екипа.
Контролира системите.
Осигурява безопасността на клиентите и служителите.
Подготвя доклади за всичко, което е направено и за случилото се.
Паркинг контрол

Началник на градинарството

Отговаря за всичко свързано с градината и нейната поддръжка.

Административен мениджър

Неговата функция е да планира и ръководи административното управление на компанията.

Управление на отношенията с доставчиците.
Дисциплинарен контрол на персонала.
Създаване на производствени стратегии и др.

Ръководител човешки ресурси

Той отговаря за всичко, свързано с контрола на човешките ресурси и работи в пряк контакт с ръководството и други ръководители.

Трябва да поддържате благоприятна работна среда.
Организирайте подсистемите за човешки ресурси
Посреднически конфликти между служители.
Гарантиране на благосъстоянието на отношенията между служителите и фирмите.

Мениджър на склад

Той контролира входовете и изходите на всички материали, оборудване, продукти, инструменти и като цяло цялото имущество, собственост на компанията.

Също така извършва одити и инвентаризации за правилен и ефективен контрол.

Счетоводен асистент

Задачите им са свързани със счетоводни задачи, сред многото му функции, които можем да намерим:

Управление на запасите
Плащане на услуги.
Данъчни декларации.

Административен помощник

Неговите основни функции са:

Обработвайте кореспонденцията, получавате документи, отговаряте на повиквания, посещавате, архивирате документи, обработвате файлове, актуализирате дневния ред и т.н.

Друга схема е: