Вечна система за инвентаризация: производителност, предимства
Системата за непрекъсната инвентаризация е метод за отчитане на запасите, който незабавно регистрира продажбата или покупката на инвентар чрез използването на компютъризирани системи и софтуер за управление на бизнес активи.
Той показва доста подробен поглед върху промените в инвентара с незабавни отчети за размера на запасите в склад и точно отразява нивото на наличните стоки.
Постоянните рекламни места са предпочитаният метод за проследяване на рекламните места, тъй като той може непрекъснато да генерира достатъчно точни резултати, ако се управлява правилно.
Като компания, притежаването на повече инвентар от това, което е необходимо, е скъпо и може да генерира отпадъци. От друга страна, наличието на много малко означава, че рискувате да разочаровате клиентите си и да загубите приходите от продажби с вашите конкуренти.
Тъй като софтуерът за постоянни запаси е винаги актуален, той има незабавна видимост на нивата на запасите, което му позволява да реагира по-бързо на промените в търсенето.
Как работи процедурата?
С постоянната система за инвентаризация, компанията непрекъснато актуализира инвентаризационните записи, отчитайки допълненията и изважданията за дейности като:
- Закупени позиции в инвентара.
- Стоки, продадени от склад.
- Материали, взети от инвентара, за да бъдат използвани в производството.
- Изхвърлени изделия.
Системата работи перфектно, когато е съчетана с компютърна база данни, актуализирана в реално време от складовите служители чрез баркод скенери или от доставчици, използващи терминали за продажба.
Периодични инвентаризации срещу постоянни рекламни места
Традиционно, ако искате да знаете колко елемента са налични в склада, трябва да извършите физическо преброяване и да го съгласувате с ръчни или автоматизирани системи, базирани на партиди.
Фирмите, които физически отчитат запасите в края на даден период, и данните за инвентаризациите бяха актуализирани по това време. Това е известно като периодична система за инвентаризация, тъй като информацията се актуализира периодично.
Системата за вечна инвентаризация използва софтуер за управление на запасите и процеси, които позволяват актуализиране на движението на запасите в реално време.
Служителите използват баркод скенери за записване на продажби, покупки или връщания в момента, в който се появят.
Тази информация се изпраща до база данни, която непрекъснато се актуализира, за да записва всяка промяна. Постоянната актуализация на инвентара е това, което дава на системата името и я отличава от периодичния подход.
Сметки за постоянни запаси
При тази система не е необходимо да поддържате сметка за покупка, защото сметката за наличностите се таксува директно при всяка покупка на стоки.
Сметките, които трябва да бъдат осчетоводени в тази система, са:
- Когато стоката е закупена, за да се съхранява в рекламните места:
- При възникване на разходи като товар, застраховка и т.н., добавени към цената на стоката:
- Ако стоката се върне на доставчика:
- Когато стоката се продава:
- Ако стоката се върне от клиентите:
- Когато се открие разлика между сумата на сметката за инвентара и физическото число:
облага
Тя позволява прецизна смяна
Промените в запасите се записват в реално време при покупко-продажба на запаси. Това ви дава възможност да изготвяте отчети, които веднага идентифицират изчерпани артикули.
Открийте упадъка и кражбите
В системата за периодични инвентаризации в края на периода инвентаризацията се коригира, като се потвърждава физическата инвентаризация. Това прикрива всяка кражба, свиване или дори грешки в преброяването, когато тази корекция се прехвърля към разходната сметка на продадената стока.
Вечна система ще сравнява стойността на инвентара в системата с броя на крайните периоди и ще ви позволи да разгледате всички несъответствия.
Изготвя по-точни междинни финансови отчети
Тъй като в системата за периодични инвентаризации стойностите на материалните запаси не се променят през периода, както инвентарната сметка в баланса, така и разходната сметка на продадената стока в отчета за печалбата и загубата са неточни през целия период. период от време.
Непрекъснатата система поддържа тези коректни суми и предоставя по-точен набор от финансови отчети през целия период.
По-тясно управление на нивата на запасите
Нивата на запасите са винаги правилни и достъпни онлайн по всяко време. Можете да изчислите правилно оборота си, за да видите дали продажбите се забавят или продуктите вече не се продават бързо.
Интеграция с други търговски системи
Информацията от инвентара в реално време е от жизненоважно значение за финансовите и счетоводни екипи. Интегрирането на системата за инвентаризация с финансовите системи спомага за гарантиране на точни данъчни и регулаторни доклади.
Продавачите могат да осигурят по-добро преживяване на клиентите, което пряко влияе върху репутацията им. Неговата интеграция с маркетинговите системи дава на този екип текуща снимка на това, което се продава и какво не.
недостатъци
Висока цена на изпълнението
За да се използва системата за постоянна инвентаризация, компанията трябва първо да инсталира специализирано оборудване и софтуер. Това изисква голяма първоначална инвестиция, много ресурси и време за правилно внедряване на системата.
След инсталирането на необходимото оборудване и софтуер, поддръжката и периодичните актуализации ще продължат да бъдат задължителни, което струва още повече на компаниите.
По-голяма сложност
Тя изисква компаниите да предлагат обучение на всеки служител поради сложността на системата.
Служителите ще се нуждаят от обучение за това как да използват специфичния софтуер на компанията и също ще получат обучение за използването на специално оборудване, като скенери.
Регистрираните рекламни места може да не отразяват действителните рекламни места
Може да се окаже недостатък, че транзакциите се записват веднага след като се извършат, тъй като регистрираните запаси може да не отразяват действителните запаси във времето.
Това се дължи на факта, че в системата за постоянна инвентаризация физическите инвентаризации не се използват често.
С по-голям брой хора, които влизат в транзакциите в системата, компанията поема по-голям риск от грешки, дължащи се на човешка грешка.
Повече време за консумация
С периодичната система за инвентаризация компаниите отделят известно време за регистриране на запасите.
Те могат да бъдат регистрирани седмично, месечно или дори годишно. Това прави периодичната система за инвентаризация по-малко време от системата на постоянните запаси.
С постоянната система всяка транзакция трябва да бъде незабавно регистрирана. Одиторите трябва да преразгледат сделките, за да се уверят, че са правилни, и физическите инвентаризации трябва да бъдат направени, за да се открият несъответствия в цифрите.
