Основен нулев бюджет: характеристики, как да го направите, предимства

Нулевият бюджет е бюджетен метод или процес, при който всички разходи трябва да бъдат оправдани за всеки нов период. Бюджетният процес на нулева база започва от „нулева база“, като анализира всяка функция в организацията, за да определи нейните нужди и разходи.

След това се създават бюджети, като се разпределят средства въз основа на ефективност и това, което е необходимо за следващия период, без да се използва бюджетът от предходната година, независимо дали всеки бюджет е по-висок или по-нисък от предходния.

Нулевият бюджет позволява изпълнението на стратегически цели на високо равнище в бюджетния процес, като ги свързва със специфични функционални области на организацията, където разходите могат първо да бъдат групирани и след това измерени спрямо предишни резултати и настоящи очаквания.

Нулевият бюджет може да спомогне за намаляване на разходите чрез избягване на общи увеличения или намаления в бюджета на предходен период. Това обаче е бавен процес, който отнема много повече време от традиционния бюджет, основан на разходите.

функции

В миналото компаниите разглеждаха само някои специфични неща и приемаха, че всичко вече е налице и че не е необходимо да го проверяват отново. В нулевия базов бюджет обаче всичко, което ще бъде бюджетирано, трябва да бъде одобрено.

Тъй като този вид бюджет изисква одобрение, за да може да се бюджетира, това означава, че бюджетите започват от нулева база, всяка година с ново решение за всичко, което се прави.

По същество ръководството трябва да започне от нулата и да наблюдава всяка операция и дейност, за да определи дали си струва да се харчат парите на компанията. Ръководството трябва също така да установи напълно нови цели за разходите.

Това е скъпо, сложно и бавно, тъй като бюджетът се реконструира ежегодно. Традиционният бюджет е по-прост и по-бърз, тъй като изисква само оправдаване на постепенните промени.

Нулевият бюджет изисква обосновка на повтарящите се и старите разходи, в допълнение към новите разходи. Неговата цел е да даде на мениджърите отговорност да обосноват разходите си. Той също така цели да генерира стойност за организацията, чрез оптимизиране на разходите, а не само доходи.

Как да го направя?

Понякога бюджетите и разходите на фирмите са толкова извън контрол, че е необходимо да се преразгледа цялата структура на разходите на компанията. В този случай няма смисъл да се разглежда бюджетът от предходната година.

Целият бюджет трябва да бъде напълно преработен. Този вид драстична промяна е известен като нулев бюджет. За разлика от традиционния бюджет, нито една позиция не се включва автоматично в следващия бюджет.

Предполага се, че никоя дейност не е недосегаема. Всички разходи се анализират и трябва да бъдат оправдани да останат в бюджета.

В нулевия бюджет работният екип преглежда всеки план и всеки разход в началото на всеки бюджетен цикъл. Трябва да обосновете всяка бюджетна позиция, за да получите средства.

Работният екип може да приложи нулев бюджет за всякакъв вид разходи: капиталови разходи, оперативни разходи, продажби, общи и административни разходи, маркетингови разходи, променливи разходи или цената на продадената стока.

Следват стъпки

Стъпките, които трябва да се следват в процеса на нулевия бюджет, се отнасят до подробния анализ на всяка дейност за всички области на компанията:

- Идентифициране на дадена дейност.

- Намерете различни начини и средства за осъществяване на дейността.

- Оценка на тези решения и оценка на различни алтернативи на източниците на средства.

- Създаване на бюджетни номера и приоритети.

Предимства и недостатъци

Когато бъде успешна, нулевият бюджет произвежда радикални спестявания и освобождава компаниите от методологии и затворени отдели. Когато това не е успешно, разходите за една организация могат да бъдат значителни.

облага

точност

Този вид бюджет помага на компаниите да проучат всички отдели, за да се уверят, че получават точното количество пари. Полученият бюджет е добре обоснован и съобразен с бизнес стратегията.

производителност

Помага да се разгледат реалните нужди, като се съсредоточи стриктно върху текущите числа, вместо да се вземат предвид предишните бюджети. Подобрява оперативната ефективност чрез строг анализ на предположенията.

Безсмислено намаляване на разходите

Можете да премахнете излишните разходи чрез преразглеждане на потенциално ненужни разходи. Помощ за намаляване на разходите, избягване на автоматично увеличаване на бюджета.

Координация и комуникация

Тя позволява по-добра комуникация в отделите чрез включване на служителите във вземането на решения и определянето на бюджета. Тя катализира по-широко сътрудничество в цялата организация.

недостатъци

бюрокрация

Създаването на нулев бюджет в рамките на една компания може да отнеме огромно количество време, усилия и анализ, което ще изисква допълнителен персонал.

Това би могло да доведе до обратен ефект на процеса за намаляване на разходите. Тя може да бъде твърде скъпа за организации с ограничени средства.

корупция

Използвайки нулевия бюджет, мениджърите могат да се опитат да изкривят числата, за да превърнат разходите в жизнени дейности. По този начин те могат да създадат "необходимост" за тях.

Това би накарало фирмите да продължат да губят пари за неща, от които наистина не се нуждаят.

Нематериални оправдания

Този тип бюджет изисква от отделите да оправдаят бюджета си, което може да бъде трудно на много нива. Отделите като реклама и маркетинг трябва да оправдаят разходи, които могат или не могат да бъдат използвани през следващата година поради колебания на пазара.

Това може да ви струва печалба в бъдеще, защото не можете да оправдаете определена сума пари. Рисковано е, когато потенциалните спестявания са несигурни.

Време за управление

Нулевият бюджет изисква разходи за време и допълнително обучение за мениджърите.

Това означава да се търси допълнително време всяка година за бюджета, да се направят корекции и да се получи подходящо обучение, за да се разбере как да се направи нулев бюджет.

По-бавно време за реакция

Поради необходимото време и обучение, необходими за изготвянето на нулевия бюджет, е по-малко вероятно мениджърите да правят ревизии в отговор на променящия се пазар.

Това означава, че ще отнеме повече време, за да може една компания да прехвърли пари в отдели, които се нуждаят най-много в даден момент. Нулевият бюджет може да остави пропуски в една компания, тъй като този инструмент може да не реагира на внезапните нужди на отделите.