Административно управление: Функции и процеси

Административното управление е съвкупност от форми, действия и механизми, които позволяват да се използват човешките, материалните и финансовите ресурси на една компания, за да се постигне предложената цел. Тя се основава на четири основни принципа; заповедта е първата, тъй като всеки работник трябва да заема длъжността, за която е квалифициран.

Липсата на ред води до по-малко ефективна работа и злоупотреба с ресурси. Вторият принцип е дисциплината; В рамките на административното управление дисциплината е важен аспект, тъй като правилата и правилата трябва да бъдат спазвани и зачитани от всички.

Третият принцип е командната единица. Служителят трябва да знае на кого докладва работата си и от кого ще получава нареждания, за да избегне погрешни съобщения, които увреждат качеството на работата. И накрая, насърчаването и оценяването на инициативата в персонала е от решаващо значение за мотивиране; Това ще има положително въздействие върху работната среда и постигането на целите.

Административното управление е от първостепенно значение за организацията, тъй като формира основата, на която ще се изпълняват задачите на групата, като формира мрежа, ориентирана към бизнес целите.

функции

Реализиране на управленски процеси

Процесите на управление трябва да се извършват правилно, така че да се извършва ефективното изпълнение във всяка една от административните функции.

Те трябва да включват планиране, организация, ръководство и контрол, които се основават на изпълнението на целите.

Наемане на персонал

Тя се отнася до подбора, обучението, настаняването и възнаграждението на персонала. Постигането на целите на организацията зависи от възможността да се разчита на подходящия персонал, поради което трябва да се поддържа интересът да се покрият нуждите на служителите и в същото време да бъде лоялен към организацията.

Опазване на активите

Активите на организацията трябва да бъдат защитени срещу злоупотреба, загуба или повреда, причинена от кражба, пожар или други средства.

Ето защо е необходимо да се поддържа адекватен запис за всеки вид актив, което прави персонала отговорен за правилното му използване и съхранение.

Връзки с обществеността

Една от важните функции на административното управление е установяването и поддържането на различни линии на комуникация между организацията и свързаната с нея общественост (клиенти, акционери, служители, доставчици, потребители).

Създайте работни последователности

За стабилно представяне и без прекъсвания на административната работа трябва да се разработят системи и процедури на определени рутинни процедури. Това е мотивирано от характера на взаимозависимост и взаимовръзката между специфичните задачи на всеки отдел.

Покупка на дълготрайни активи

Във всеки отдел има нужда от адекватни дълготрайни активи, за да има ефективно и икономично изпълнение на извършената там работа. Следователно при подбора и закупуването на всеки вид изисквани дълготрайни активи трябва да се следва стандартна процедура.

Важен аспект е да се извърши откриване и оценка на реалната нужда от актива, като по този начин се избягват ненужни разходи, които оказват влияние върху финансите на компанията.

Проектиране и контрол на формуляри

Като се има предвид, че административната работа има особени характеристики, използваните формуляри трябва да бъдат проектирани така, че да осигуряват необходимата информация по подходящ начин.

Задължение на администрацията е да проектира тези форми и да се опита да стандартизира тяхното използване, за да намали разходите.

Покупка на канцеларски материали и офис консумативи

Тези изделия трябва да покриват нуждите на потребителите, тъй като те ще повлияят на системното и бързо изпълнение на свършената работа.

Ето защо е важно да се осигури стандартизация, подбор и закупуване на тези суровини, както и тяхното разпространение в други отдели, когато е необходимо

Административни процеси на управление

планиране

Планирането е крайъгълен камък на този процес, тъй като това ще доведе до последващи действия. За да се осъществи ефективен процес е необходимо да се разгледа следното:

- да имат ясни цели.

- Проучване на средата, в която ще се извършва работата.

- Идентифициране и възлагане на задачите, които ще спомогнат за постигане на целите.

- Извършване на цялостен план на постиженията, подчертавайки творческите елементи, които помагат за ефективното изпълнение на работата.

- Определяне на политиките, методите и процедурите, необходими за изпълнението на работата.

- Създаване на системи за предупреждение, които позволяват да се предвидят действия пред лицето на бъдещи проблеми.

- Постоянно актуализиране на плановете, като се вземат предвид резултатите от контрола, упражняван върху тях.

организация

За да се постигне успех, трябва да бъдат координирани всички човешки, финансови и материални ресурси, свързани с работата, която трябва да се извърши.

Това предполага установяване на набор от правила и задачи, които трябва да бъдат стриктно следвани от участващите хора. Някои от тези дейности са:

- Разделете работата, като се имат предвид операционните единици.

- Групови задачи по задания.

- Структурирайте операционните единици с критерии за управляемост и афинитет на работата.

- Изберете персонала, който притежава необходимите умения за дадена работа.

- Установяване на корекции в извършваните дейности въз основа на резултатите от контрола на същото шоу.

Направление или изпълнение

За да се съобразят с планираните и организирани стратегии, е необходимо да се предприемат действията, които ги инициират и да им се осигури приемственост.

Сред тези мерки са насочване на дейността и насърчаване на развитието на служителя в трудовия и личния, така че тази мотивация да се превърне в ефективното постигане на целта. Тези стратегии могат да бъдат:

- Ръководство и насърчаване на групата да постигне целта.

- Установяване на пряка, открита и прозрачна комуникация с всеки един от участниците, пряко или непряко, на работа.

- Развитие на потенциала на всеки член.

- Създаване на стимули за служителите, които се отличават с определени предварително определени критерии, като например креативност, бързина на завършване и др.

- Създаване на механизми за постоянна оценка на процеса на изпълнение, за да се коригират действията, ако е необходимо.

контрол

Важно е да се прилагат стратегии, за да се провери дали планираното, организираното и изпълненото напредва задоволително и ефективно за постигане на целта.

Това ще позволи вземането на решения за заместване на дейностите или за преориентиране на процеса, което ще позволи да бъде оптимизиран. Това могат да бъдат някои от следните действия:

- Установяване на сравнения на резултатите с общите планове на компанията.

- Оценява продукта на работата, въз основа на стандартите за изпълнение на същата.

- Оповестяване на средствата за измерване.

- Да съобщават предложенията на отговорния персонал, за да могат да коригират необходимите действия.