Заявка за покупка: Видове, как се прави, значение и примери

Формулярът за заявка за покупка е документът, генериран от потребителски отдел или персонал на склад, за да уведоми отдела за покупки за елементите, които трябва да бъдат поръчани, количеството и времевата рамка за доставка. Покупката в компания започва с компилирането на изискванията.

След като бъдат компилирани, трябва да уведомите отдела за покупки. Заявката за покупка е документът, който ще съдържа списъка на тези изисквания. За да се предотврати измама, ръководителите на отдели обикновено не могат да правят поръчки директно с доставчици или да купуват от името на компанията.

Вместо това, този, който всъщност поставя поръчки с външни доставчици, е различен отдел, наречен отдел за покупки. Ръководителите на различните отдели използват формулярите за реквизиция, за да информират този отдел за материалите, които трябва да бъдат закупени.

Заявките за покупка и поръчките за покупка са ключови документи в процеса на придобиване на артикулите, от които дружеството се нуждае за нейното функциониране, стандартизирайки процеса на поръчка вътрешно и външно.

тип

Ключовите моменти за заявката за покупка са следните:

- Това е искане към отдела за покупки да придобие определен списък от материали.

- Нуждае се от одобрението на закупуващата организация.

- Това е вътрешен документ; това означава, че остава в организацията.

Можете да създадете заявка за покупка за следните типове предоставяне:

стандарт

Да получава доставки и материали от доставчици, както за производствени процеси, така и за консумативи и други активи.

подизпълнители

Да доставя суровина на доставчик и след това да получи краен продукт.

партида

За това се заплаща получаването на материал, който се съхранява в обектите на фирмата и на доставчика.

Прехвърляне на запаси

Да получавате материали от друг отдел или област, която е в една и съща организация.

Външна услуга

Да получи услугите на външен доставчик, като например извършване на работи по поддръжката на централата.

Как се прави?

Основните компоненти, които съставят заявка за покупка, са:

- Номер на заявката, който позволява идентификацията на документа. Тя трябва да бъде предварително отпечатана.

- Изискващ отдел.

- Дата на заявката и исканата дата на доставка.

- Име на лицето, което подготвя заявката и подписа на лицето, което издава съответното разрешение.

- Исканите предмети трябва да бъдат описани подробно, за да се избегнат неточни данни. Сумата трябва да бъде точна; Много е важно да поставите необходимата единица (килограми, литри, единици и т.н.).

- Подпис на ръководителя на отдела за покупки, който одобрява или не одобрява покупката.

- Ако офертите вече са били поискани от доставчиците, те трябва да бъдат приложени към заявката.

Процес на заявка за покупка

Процесът за заявка за покупка се използва от организациите за изпълнение и проследяване на поръчки за доставки. Те могат да бъдат всичко - от суровини до офис мебели и др.

Когато ръководител на отдел счита, че материалите изтичат, попълнете формуляра за заявка, който включва посочените по-горе полета.

Заявка за покупка е формулярът, който отдел на компанията изпраща до отдела за покупки, в който се изброяват елементите, които искате да бъдат поискани от външен доставчик.

Този процес позволява на потребителите да направят поръчка, да получат одобрение от надзорния орган и, най-важното, да позволят на външните доставчици да подават ценови оферти.

Когато мениджърът по закупуване получи заявката за покупка в този процес, той може да прегледа цялата информация, изпратена от първоначалния потребител. Управителят просто избира дали заявката е одобрена или не.

Ако не бъде одобрен, има поле за поставяне на причината за решението и запитващата служба ще бъде информирана за това решение. Въпреки това, ако мениджърът даде одобрението си, следващата стъпка ще бъде да поискате оферта от доставчиците.

важност

Стартирайте процеса на покупка

Всеки път отделите на фирмата ще се нуждаят от материали; Заявката за покупка инициира процеса на покупка. Отделът за покупки ще действа в съответствие със солидността на документа.

Ако има проблем, документът ще служи като доказателство, че отдел е поискал доставките с определена комуникация.

Това е инструмент за контрол

Когато няма подходящ контрол, персоналът може да бъде замесен в измама, тъй като може да поиска материали за лична употреба.

С реквизиция на покупка са въведени мерки, които да гарантират, че не се практикува измама. Искането трябва да премине през няколко ръце, за да се гарантира нейната точност и нужда.

Защитете бизнеса

С изпълнените поръчки за реквизиция се избягват възможностите за измама. Активите на дружеството също са защитени.

Централизация на процеса на закупуване

Когато една организация изисква всички заявки да се извършват централно чрез отдел за покупки, лесно е да се управлява целия процес.

Купувачите също се възползват, тъй като вече могат да групират покупки и да се възползват от покупателната способност на организацията, за да договарят по-добри условия.

Примери

Пример 1

Заявка №: 00455

Дата: 15 май 2018 г.

Име на заявителя: Annaliese Corvo

Длъжност: ръководител на обучение

Катедра: Обучение на персонала

Причина за искането: В учебния курс "Осигуряване на качеството", който ще бъде проведен през седмицата от 16 до 20 юли 2018 г., трябва да бъдат използвани следните точки.

- 01 случай на флипчарт маркери.

- 12 моливи

- 01 флипчарт с 20 бели листа: 1 метър широк х 1, 5 метра дълъг.

- 12 обикновени тетрадки нормална големина.

- 06 цветни маркера за черна дъска.

- 12 гуми за изтриване.

- 12 писалки от синьо мастило.

Приложени са 2 оферти, получени от доставчици на канцеларски материали.

Оторизиран от: Алберто Морено

Длъжност: Мениджър Човешки ресурси

Управление на човешките ресурси

Пример 2

Производственият отдел на Confecciones Tely, SA трябва да поръча различни материали и да попълни формуляра за заявка. Този формуляр уведомява отдел за покупки, че тези доставки са необходими.

Отделът за покупки може да одобри или отхвърли получената заявка. Ако бъде одобрено, ще бъде създадена поръчка за покупка.

Поръчката за покупка се изпраща на доставчика за закупуване на продуктите. Доставчикът произвежда и доставя продуктите с фактура.

Приемният отдел получава продуктите и изпраща доклада за приемане в счетоводния отдел.

Ако всички документи са в съответствие, счетоводният отдел издава одобрение на фактурата на касата, като посочва, че плащането може да бъде извършено до доставчика.