Офисът в бизнес света: функции, оборудване и материали

Офисът в деловия свят представлява частта от компанията, където се обработват получените и издадени данни, за да се предостави информацията, изисквана от организацията за нормалното развитие на нейните операции или дейности.

Неговото значение е дадено, защото всяка компания, която произвежда стоки или услуги, независимо от отрасъла, в който специализира, се нуждае от набор от хора, които управляват операцията и управляват другите административни функции. Повечето от тези хора работят в офиси.

Броят на служителите в офиса може да варира, но всички организации, независимо от техния вид или размер, се нуждаят от служители в офиса, за да се грижат за ежедневните задачи. Служителите в офиса се справят с много различни аспекти на една компания.

Тези аспекти включват счетоводство, обработка на текст и данни, телекомуникации и други дейности. Те са необходими във всички сектори на икономиката, от производството до транспорта.

Технологията дава основен принос в офиса: позволява по-голяма работа в по-кратък срок.

функции

- Важните услуги, предоставяни от офиса, включват както административни, така и други услуги на другите отдели на организацията, които не могат да функционират без службата.

- Офисът е толкова важен в организацията, колкото и мозъка в човешкото тяло. Следователно офисът е мозъкът на компанията. Тя събира информация от различни вътрешни и външни източници, регистрира я, организира и анализира, за да я предостави на ръководството. В офиса се предлагат всички видове информация, както минали, така и настоящи.

- Службата действа и като посредник. Свържете външния свят с различните отдели и обратно. Всички поръчки за продажба се получават през офиса. Свържете организацията с клиенти, доставчици, правителство и широката общественост. Връзките с обществеността са много важни в съвременните офиси.

- Това е сърцето на всички бизнес дейности; Това е като административен нервен център. Информация за покупките, продажбите, финансите и комуникациите се разпространява от офиса.

- е контролен център; това е средство за предприемане на действия на фирмените политики. Когато бизнесът се разраства, на всеки лидер се делегира власт да взема свои собствени решения и действия. По този начин всеки отдел ще има свой собствен офис, за да улесни ръководството да очертае своите планове и политики.

Някои ключови действия, които се извършват в офисите са:

• Заседания.
• Обърнете внимание.
• Приемете стратегията на компанията.
• Приемайте цели.
• Организиране на физически и компютърни файлове.
• Обслужване на клиенти
• Отпечатване и копиране на документи.

Оборудване и материали

Офис оборудването се е развило, за да позволи по-голяма автоматизация. Офис автоматизацията означава използването на машини за извършване на повтарящи се и досадни задачи, които хората са използвали преди. Екипите също помагат на работниците да вършат работата си по-бързо и по-ефективно.

Сред оборудването, което можем да намерим в офиса, са:

Търговска телефонна система и настолни телефони

Те са основно средство за директна комуникация с клиенти и доставчици.

Компютри

Да обработва информацията, която в момента е душата на всеки офис. Те са също от съществено значение за комуникацията, благодарение на електронната поща.

Компютърна мрежа и интернет връзка

Ако информацията е душата на компанията, тогава компютърните мрежи са артериите, които канализират тази информация през всички области на бизнеса. За свързване на локалната мрежа към интернет са необходими Ethernet кабели, маршрутизатори и модем.

Многофункционални принтери

Когато информацията е цифрова, искаме да я отпечатаме и ако се отпечата, искаме да я сканираме. От друга страна, ние искаме да го получим или изпратим по факс. Тези екипи правят всичко.

Унищожители на хартия

Когато генерирате отпечатана хартия, много пъти трябва да я унищожите. Службата отговаря за информацията, която има.

фотокопирни машини

Основи за правене на копия на документи.

Видеопроектори и екрани

Използва се за презентации в заседателната зала.

Оборудване за търговци

Машини за продажба на място и касови апарати.

мебели

Вътре в обзавеждането в офис можем да намерим следното:

• столове
• настолни компютри
• кабини
• Файлови шкафове
• черги
• Маси за срещи

Офис консумативи и консумативи

Някои от материалите и консумативите, необходими за функционирането на офис, са:

- Бели листове хартия: Използва се за печат и фотокопиране, за писане на малки бележки и за презентации на флипчарт.

- Рулонна хартия: термична хартия за факс, етикетна лента, хартия за място на продажба.

- Предпечатни формуляри: фактури, данъчна декларация, разписки за плащания, настолни календари.

- Етикети и самозалепваща хартия: етикети за папки, етикети за цените и бележки по пощата.

- Консумативи за печат: касети с мастило и тонер касети.

- Преносими носители за съхранение: USB памети и карти с памет.

- Механични крепежни елементи: скоби за хартия и тип пеперуда, скоби.

- Химически скрепителни елементи: прозрачна лепенка, лепило.

- Почистване на артикули: бърсалки, кофи, кошчета за рециклиране, метли, сапун, освежители за въздух, дезинфектанти, хартиени кърпи и тоалетна хартия.

- Малки машини: щанци за хартия, телбоди, телбоди, гумени уплътнения, номериращи машини и острилки за моливи.

- Физическо съхранение: папки, пликове, кутии, рафтове и организатори на бюро.

- Материали за писане и коректори: моливи, химикалки, маркери, коригираща лента, корекционна течност и гуми.

Примери за работа в офис

Писатели / редактори на уебсайтове и вестници

Писатели и редактори, независимо дали принадлежат към работния екип или работят от дома си, работят в офис. Писателите създават съдържание за печатни публикации, уеб страници и блогове. Редакторите коригират написаното съдържание.

рецепционисти

Администраторът работи в офис, като получава клиенти и доставчици, пише електронни писма, отговаря на телефонни обаждания, приема съобщения, изпраща имейли, съобщава телефонни обаждания на определени служители и подаване.

Представителят за обслужване на клиенти трябва да бъде добре информиран за бизнеса, за който работи, както и за своите продукти и услуги, за да помогне на клиентите. Трябва да отговаряте на обаждания и имейли, да приемате поръчки и да възстановявате суми.

счетоводители

Счетоводители или счетоводители работят в офис среда. Неговите задължения включват подготовка на данъци, плащане на сметки, получаване на плащания, наред с други.

мениджъри

Офис мениджърите управляват работата на офиса. Техните задължения могат да варират от наемане, уволнение или планиране на работата на персонала, делегиране на функции, обучение на нови служители, създаване и прилагане на политиката на офиса, надзор на работния екип, разрешаване на ситуации и поддържане на компютърни системи.

Обадете се на центрове за обслужване на повиквания

Хората, които работят в кол център, изискват да отговарят на телефонни обаждания от клиенти на компанията, за която работят. Трябва да им дадете отговори на вашите въпроси, да получавате жалби и да обработвате поръчки.