12-те най-важни доминиращи офис функции

Доминиращите офис функции са административните дейности, извършвани от персонала на фирма, организация или институция, и които са необходими за функционирането на същия. Ако те се извършват ефективно, резултатите ще бъдат много по-добри, отколкото ако са направени лошо.

Тази работа, обикновено, има редовен график от понеделник до петък, който започва в 8 или 9 часа и продължава до 4 или 5 часа, въпреки че това варира в зависимост от страната или региона.

По-голямата част от офисната работа изисква основни умения като: свободно орално общуване, способност за писане, пила и опит с офис оборудване като компютри, фотокопирни машини и др.

В зависимост от нивото на поетата длъжност или отговорност, човек изисква техническо, университетско или четвърто образование.

Десетте основни функции на офиса, които доминират

1 - Планиране

Това е първата и най-важна задача, тъй като тя се състои в определяне как организационните методи и структури могат да допринесат за бизнес плана.

Съществуват технологични инструменти, които помагат тези методи да се материализират в задачи, разпределени между членовете на екипа, но само доброто планиране може да гарантира, че всичко завършва с добавяне към бизнес целите.

За общото планиране се изисква ясна бизнес визия и определено йерархично ниво в компанията, но всеки член на екипа трябва да планира работата си, така че да може да изпълни поставените цели и срокове.

2- Транскрипция и / или писане на доклади

Задача, която ежедневно заема времето, което работи в офис, е писането, при всяка подкрепа, на доклади, които поддържат или детайлизират техните функции или които служат за обяснение сред останалите колеги на детайлите (предистория, напредък, резултати, плюсове и и т.н.) на конкретен проект.

Тези писания служат и като запис на дейността на организацията, към която принадлежи тази служба, за бъдещи одити или прегледи.

3 - Посетете срещите

Това са срещи между членовете на работен екип, в които се обменят идеи за текущите проекти, разкриват се нови предложения, споделят се презентации, доклади или доклади.

Обикновено те имат за цел да подредят всички присъстващи в посока на постигане на обща цел, да зададат роли, задачи и крайни срокове за всяка една от тях. Те служат и за решаване на проблеми, възникнали при изпълнението на задачите.

Те обикновено имат честота, продължителност и много определена динамика. Също така, това, което се обсъжда в тях, обикновено се записва в минути или минути за архивиране.

4- График на срещите

Става дума за координиране на дневния ред на всички хора, които трябва да бъдат на среща по такъв начин, че да могат да съвпадат в определено място и време.

Това е задача, която може да бъде огромна, така че разчитането на технологията може да бъде добра идея. Има приложения, като ScheduleOnce, които позволяват автоматично планиране на срещите, което позволява на гостите да виждат наличните дати и да избират график, който е удобен за тях.

5. Проверете корпоративната електронна поща

Това е задача, която може да отнеме доста време. Доклад на Adobe, публикуван през 2016 г., който е резултат от самопроучване на повече от хиляда работници, показва, че прекарваме средно по 20, 5 часа всяка седмица, като проверяваме нашия работен имейл.

Сортиране, четене и реагиране на имейли е много разпространена форма на комуникация и позволява обмен на файлове и импресии, свързани с всеки проект или организационен процес.

Въпреки че компаниите непрекъснато търсят по-ефективни начини за управление на имейли, съществуват и приложения като интелигентните етикети на Gmail.

Друг начин за рационализиране на тази задача е да се включат стандартни шаблони за електронна поща или текстове, които могат да се изпращат с минимални модификации към различни получатели и по различно време.

6- Управление на финансите

При тази задача трябва да се гарантира, че парите изпълняват жизнения си цикъл при покупката и продажбата на продукти и услуги; всички фактури се изпращат, регистрират, плащат и изпращат. Разбира се, има офиси, в които те само се посвещават на това.

Тази дейност включва и актуализиране на финансовите сметки и правни документи по такъв начин, че да няма проблеми с правната рамка, която засяга въпросната организация.

7. Логистика

Тази функция гарантира, че всички стоки, свързани с работата на фирмата, се транспортират до и от складове и клиенти. Тя включва също така връзка с доставчици за получаване на суровини за производството на нови продукти.

Целта на тази функция е да гарантира, че компанията притежава всичко, което е необходимо, за да запази производството на стоката или услугата, която търгува, като се движи.

8- Обърнете внимание

В офиса е необходимо също да се отговаря на телефона, тъй като той е средство за комуникация с клиенти, доставчици и между колеги.

Въпреки че изглежда проста задача, тя изисква определен протокол, тъй като може да бъде гласът, който някой извън компанията свързва с неговия образ. Ето защо е важно да се спазват правилата на учтивостта, да се поддържа институционален тон, да се намали обемът на гласа и използваният речник.

Друг важен факт, който понякога се пренебрегва при изпълнението на тази функция, е да се запише колкото е възможно повече данни за човека от другата страна на телефона; Това ще захрани базата данни с контакти на компанията и ще ви позволи да проследявате правилно въпроса, обсъждан по време на телефонния разговор.

9 - Организиране на архиви

Повечето от задачите, които се изпълняват в офис, генерират документ: фактури, бележки, минути, минути, отчети за продажбите и т.н.

В цифров или на хартиен носител, това е количество информация, което изисква някой да отговаря за каталогизирането, архивирането и опазването му в зависимост от неговото ниво на важност за бизнеса.

Именно тази последна точка, тази на защитата на информацията, е проблем, който се превърна в главоболие за много организации, така че възникват все повече и повече инструменти, протоколи и процедури, които осигуряват сигурност при архивирането и предаването на информация. чувствителни данни в дадена организация.

В някои случаи се използват външни твърди дискове, докато в други има специални сървъри за тези случаи или платформи за съхранение в "облака" като Microsoft OneDrive, Google Drive или Apple iCloud.

10. Разпределение на фирмената поща

Задача, която, въпреки че не изисква много висока академична подготовка, изисква добра организация, отговорност и чувство за неотложност, е разпределението на кореспонденцията в офиса.

Скица на някакъв дизайн, кредитната карта, която банката изпраща, фактурите на доставчика или писмото за отговор на правителствена организация, са някои от документите, които всеки служител може да чака и за които могат да зависят много други процеси. на компанията.

11 - Обслужване на клиенти

Тази функция е да подпомага физически клиентите с въпроси или оплаквания относно продуктите или услугите, предлагани от компанията.

12- Отпечатване и копиране на документи

Той се състои в отпечатване на документи, които трябва да се съхраняват физически, или на копия на тези, които трябва да се съхраняват в дубликат или да се доставят на работниците на фирмата.