7-те функции на един изключителен секретар

Сред основните функции на секретаря са управлението на дневния ред, обслужването на обществеността и управлението на поверителна информация. Това е лицето, което отговаря за изпълнението на задачи по административна помощ в офис.

Тази такса може да се упражнява от мъж или жена, въпреки че най-често срещаната е жената, която я упражнява.

Обикновено те отговарят за поверителните въпроси на хора с определена йерархия в компанията, като директори, мениджъри, президенти и др. Това ги прави дясната ръка на изпълнителната власт, за която работят.

Ако компанията е малка, най-голямото натоварване на секретаря е свързано с основни офис задачи.

Някои страни по света посвещават специален ден в годината, за да благодарят и да отпразнуват своята работа. Например в Колумбия, Перу и Мексико денят на секретаря е 26 април, а във Венецуела - 30 септември.

7-те основни функции на секретарката

Работата на секретарката е да оказва подкрепа и сътрудничество на шефа си, за да може тя напълно да изпълни ролята си в организацията, без забавяне или разсейване.

Въпреки че естеството на дружеството засяга вида работа, която се изисква от секретар, може да се каже, че основните му функции са:

1- Управление на дневния ред

Секретарят отговаря за актуалността на дневния ред на лицето, за което работи. Там трябва да отразявате цялата си работа и, понякога, лични ангажименти.

Вие също трябва да съхранявате данни за всички хора и институции, с които вашият работодател трябва да се отнася.

Дневният ред на секретаря обикновено служи като оперативен дневник на изпълнителната власт, за която работи.

2 - Внимание към обществеността

Вниманието към обществеността е една от най-основните задачи, които секретарят трябва да изпълнява. Трябва да отговаряте на повикванията и да записвате причината за тях, както и всички данни, които ще позволят на вашия работодател да проследи въпроса.

Това е и лицето, което приема посетители в офиса. Ето защо е важно секретарят да поддържа имидж в съответствие с корпоративния имидж на работното място.

Вашата роля е не само да поздравите и да направите приятно чакането на посетителите, но и да дадете първите инструкции и насоки за организационната култура и вътрешните процеси на компанията.

3- Управление на документи

В допълнение към това, че е човек, който получава и управлява кореспонденцията на шефа ви, секретарят пише, чете, отговаря и архивира повечето от писмата, уведомленията, бележките и имейлите от вашия работодател.

За тази цел е удобно да управлявате определени софтуерни приложения, които ви позволяват да подготвяте такива документи с по-голяма бързина и гъвкавост.

Спецификата на тези компетенции ще зависи от вида работа, която се изисква в областта, в която работят.

Секретарят управлява базата данни с контактите на своя шеф и писмена кореспонденция, както и протоколите от събранието и другите документи, представляващи интерес в офиса.

Секретарят обикновено взема предвид въпросите, разглеждани на важни срещи.

4- Работа с чувствителна информация (вътрешна и външна)

Сред функциите, които разграничават добрата секретарска фигура правилно и ефективно обработват цялата информация, която е изключително важна за функционирането на компанията или институцията, в която работите.

Например, трябва да имате контрол върху правните документи, които може да се изискват от правителствените органи по всяко време.

Можете също така да получите достъп до информация за околната среда или за някой от участниците, свързани с компанията. Тази информация трябва да се управлява дискретно, ефективно и своевременно.

5- Организация на офиса

Секретарят трябва да оперира и поддържа експлоатацията на оборудването и обзавеждането на офиса: телефони, фотокопирни машини, принтери, проектори, мебели, картотеки и др.

Той контролира инвентаризацията на доставките и офис оборудването. Също така тя поддържа физически и електронни файлови системи в ред, така че информацията е лесно достъпна, когато е необходимо.

Секретарят трябва да има чисто и организирано работно пространство, тъй като обикновено това е едно от първите неща, които хората извън компанията виждат, когато влизат в съоръженията си.

6- Подготовка на презентации

Обикновено изпълнителният директор трябва да представи докладите си под формата на презентации, които обобщават и йерархизират информацията. За тази задача той обикновено иска помощ от секретаря си.

Лицето, което е в секретариата, трябва да гарантира, че информацията, която се появява там, отразява правилно данните, които шефът му иска да сподели.

Също така трябва да сте наясно, че това е презентация, свободна от правописни грешки и която е в съответствие с графичната идентичност на компанията.

7. Административен контрол

Също така е отговорност на секретаря да осъзнава спазването на политиките и процедурите, необходими за поемане на грижата за активите на компанията или институцията, в която работи.

В съответствие с йерархичното ниво на вашия шеф, секретарят може да потвърди точността на данните, които отразяват детайлите на бюджетните операции.

Секретарят трябва да се занимава с управленския контрол и правилното управление на ресурсите в офиса.