7-те функции на главен административен асистент
Функциите на административен асистент са задачи за подпомагане и придружаване на нормалните дейности, които се развиват в една компания. Следователно те са от основно значение за ефективното му функциониране.
Тези дейности обикновено са променливи в зависимост от бизнес сферата на компанията, в която работят. Например в специализирани офиси, като адвокатски кантори, присъстващите обикновено имат специално обучение за изпълнение на определени дейности.
Съществуват обаче общи функции за всички области, които обикновено се въртят около разпространението и администрирането на информация в офиса. Това включва управлението на документи, архиви и организиране на събития.
Но тези дейности могат да станат много по-широки. Понякога административните сътрудници трябва да се занимават и с обработката на счетоводната информация и дори да гарантират функционирането на технологичните ресурси на компанията.
7-те основни функции на административен асистент
1- Управление на документи
Една от основните функции на административния асистент е да помага на членовете на службата при управлението на документи и досиета.
Обикновено тази задача е свързана със съхранението, организацията и администрирането на файловете.
В някои случаи обаче може да е необходимо да се пишат, редактират и преглеждат документи.
В някои компании дори им се изисква да приемат диктовка на писма или бележки и да записват протоколите от проведените срещи.
В някои случаи, например, когато се работи с адвокатска кантора, е необходимо специализирано обучение за изпълнение на тези функции: административният асистент трябва да разбира терминологията и правните процедури.
От друга страна, административните асистенти, които работят в областта на медицината, се нуждаят от различни знания. Те трябва да имат необходимото обучение за работа с пациенти и четене на медицински доклади.
2- Планиране на събития
Планирането на служебни събития обикновено е и отговорност на административните сътрудници. Размерът на тази отговорност може да бъде променлив според размера на компанията.
Събитие може да бъде просто среща или бизнес обяд, но може да бъде и конгрес или по-голяма бизнес партия.
И в двата случая асистентът трябва да управлява всички критерии, свързани със събитието.
Това включва контакти с доставчици, извършване на резервации, избор на менюта и декорация. Но той включва и контакти, покани и потвърждаване на присъстващите, оратори и оратори, в случай че това е необходимо.
3 - В лицето внимание на потребителите и посетителите
Вниманието към потребителите обикновено е една от най-често срещаните задачи за административните сътрудници. Публиката, към която е насочено вниманието, винаги зависи от големината на фирмата и нейната бизнес ориентация.
В случай на малки фирми, които обслужват пряко обществеността, е възможно административен асистент да приеме клиентите.
Когато това се случи, тяхната работа е насочена към насочването и подпомагането им по време на престоя им в обектите на компанията.
В по-големите компании административният асистент трябва да присъства на други посетители като партньори или големи доставчици.
В този случай тяхната мисия ще бъде да ги ръководят при изпълнението на техния дневен ред и срещи с ръководството или други области на компанията.
4- Телефонна и виртуална помощ
Телефонното и виртуалното внимание е включено в категорията на помощта за потребителите. В случай на телефонна помощ се включва ориентацията на клиентите и партньорите, както и организацията и администрирането на дневния ред.
Когато става въпрос за виртуално внимание, задачите зависят от каналите, предоставени от компанията за обслужване на клиенти или управление на информацията.
В някои случаи става въпрос за управление на електронна поща, отговаряне, препращане или архивиране на съобщения, ако е необходимо.
В други случаи, когато виртуалните комуникационни канали са по-разнообразни, могат да се включат и други задачи, като например внимание към обществеността чрез чат системи или дори отговаряне на въпроси чрез социалните мрежи на компанията.
В големите компании обикновено е налице персонал, специално насочен към вниманието на тези комуникационни канали. Когато компаниите са малки, тази задача обикновено се оставя на административните сътрудници.
5- Администриране на дневния ред
Управлението на дневния ред обикновено е една от най-важните задачи на административните сътрудници.
Тази отговорност включва получаване на заявки за срещи и срещи по телефона, лично или онлайн, и организирането им в дневния ред съгласно определените критерии.
Тя включва също така планиране на срещи във и извън компанията, работни обяди и бизнес пътувания.
В тези последни случаи отговорността на асистента е също така да резервира полети, хотели, ресторанти или заседателни зали, както е необходимо.
6- Счетоводство
Понякога административните сътрудници отговарят за наблюдението и записването на разходите, които възникват в компанията. Тези задължения могат да бъдат прости, като например записване на определени разходи в електронна таблица.
В някои случаи асистентът е помолен да проведе обучение за разработване на по-сложни задачи. Например, вашите отговорности могат да включват представяне на счетоводните отчети на ръководството.
Обикновено това зависи от размера на компанията. Голяма компания обикновено има по-специализирани роли; в тях счетоводната информация се администрира от лице, наето за тази цел.
Въпреки това, едно от основните умения за всеки административен асистент е областта на офис счетоводен софтуер, като Microsoft Excel.
7 - Технологично управление
Управлението на технологичните ресурси е също част от функциите на административните сътрудници. В този смисъл, неговата отговорност е да гарантира, че всички необходими инструменти за работата на компанията работят добре.
Това включва създаването на резервни копия на информацията, съдържаща се в компютърното оборудване и антивирусната актуализация, наред с други задачи.
От друга страна, тя включва администрирането на оборудване като проектори и лаптопи.
Тя включва също така преглед и поддръжка на оборудването, необходимо за нормалното развитие на дейностите, които са на тяхна отговорност.
Това не означава, че административният помощник трябва да притежава технически познания. Нейната работа се състои именно в наемането на технически персонал, който редовно извършва поддръжката на оборудването, за да се избегнат неуспехите.
