Какъв е жизненият цикъл на документите?

Жизненият цикъл на документите се състои от поредица от етапи, през които файлът преминава през целия му полезен живот. Тези фази, вариращи от създаването на документ, чрез всички негови употреби и модификации, до момента на унищожаване или окончателно подаване.

Концепцията за жизнения цикъл на документите е създадена в САЩ след Втората световна война. Това се дължи на необходимостта да се намери подходящ начин за управление на голям брой натрупани файлове.

Всяка дисциплина разглежда по различен начин жизнения цикъл на документите, като взема предвид техния подход и естеството на досието.

Например, жизненият цикъл на правен документ може да има етапи, различни от тези на академичен документ.

Във всеки случай, съображенията за това колко дълго документът трябва да се съхранява, как трябва да се съхранява или каква е правилната му употреба трябва да бъдат различни. По същия начин има и различни подходи към етапите на вашия жизнен цикъл.

Например, може да има документи, които нямат никаква стойност за компания или за държавно предприятие поради възрастта му. Същите тези архиви обаче могат да имат висока историческа стойност за един музей.

Друга основна разлика е, че между аналоговите и цифровите документи. Въпреки че значението е в съдържанието на документите, съществуването на цифровите файлове предполага особености при тяхното обработване и в етапите на техния жизнен цикъл.

Трите години документи

През 1972 г. историкът Карлос Уайфълс предлага теорията за Три века. Според това документи са обекти, които имат жизненоважен процес, по който се трансформират техните приложения.

Като цяло документите се използват интензивно веднага след създаването им и за определен период от време.

С течение на времето обаче тази употреба се намалява до момента, в който тя се спре напълно, или защото са архивирани или унищожени.

Според Wyffels този цикъл, през който преминават всички документи, е разделен на три възрасти: административна или активна възраст, средна или полуактивна възраст и неактивна или историческа възраст.

Административната или активната възраст

Отнася се за активния период на документ. Той започва в момента на създаването му и преминава през различни етапи, в които се консултира, предава и споделя често.

Например, административната възраст на билет за обществена услуга започва, когато се генерира. След това той продължава да се движи за ограничен период от време: докато един пощенски доставчик го доставя или изпраща по електронна поща, когато се консултира и кога се плаща.

Междинната или полуактивната възраст

Това е периодът, в който документът е загубил помощната програма, за която е създадена. Следователно тя няма толкова активна употреба, колкото в административната възраст. Въпреки това, тя е запазена и може да бъде консултирана рядко.

Например, междинната възраст на билет за услуга започва, когато след плащане се подава в папка. Много е вероятно, че никога повече няма да бъде консултиран, но остава архивиран в случай на загриженост.

Полуактивният живот на документите може да бъде променлив според вида на документа и според контекста. Правният документ, например, може да има по-дълъг активен живот, отколкото билет за обществена услуга.

Неактивната възраст или историческата възраст

Тя се отнася до последния период на файловете. Не всички файлове обаче имат една и съща дестинация. В зависимост от тяхната природа те могат да бъдат превърнати в история или унищожени.

Историческите архиви са тези, които имат културна или изследователска стойност. Затова на този етап им се осигуряват методи за опазване, които ги запазват възможно най-пълно.

Етапи на жизнения цикъл на документите

Теорията на трите епохи установява по общ начин основните етапи, през които преминават всички документи.

Съществуват и други по-конкретни етапи, които определят полезността и манипулирането на документи.

Етапите, през които документът преминава, зависят от неговата стойност, използването и контекста. Според тези характеристики се определя кои фази трябва да преминат и кои са техническите и административните разпореждания за всяка една от тях.

Това са някои от основните етапи, през които документът преминава през полезния си живот:

1-Създаване: състои се от създаването на документа в печатен или цифров формат.

2-Съхранение: според формата, в който е създаден документът, се съхранява физически или цифрово. В някои случаи етапът на цифровизация също се разглежда, когато е част от процеса.

3-категоризация: отнася се до организацията, класификацията или индексирането на документи според параметрите, установени във всеки контекст.

4-Прехвърляне: отнася се до изпращането и / или предаването на документ в съответствие с неговите характеристики. В действителност, това може да се отнася до доставка по физическа поща или пратка по електронна поща, в зависимост от случая.

5-Разпределение: този етап се отнася до документи, които са от обществена полза или нужда, следователно, след като са създадени, те трябва да бъдат разкрити на определена група хора.

6-Съвместна употреба: понастоящем файловете могат да бъдат подредени за тяхното използване и съвместно редактиране. Този етап е от скорошен вид и се разглежда изключително за цифрови документи.

7 - Консултация: отнася се до този етап, в който документите са подредени с намерението да бъдат консултирани. По време на този процес разпоредбите за сигурност и / или достъпност са много важни, в зависимост от обществеността, която се очаква да има достъп до информацията.

8 - Архивиране или унищожаване: това е последният етап от жизнения цикъл на всички документи. Тя съответства на момента, в който е решено дали има достатъчно историческа стойност за запазване или, напротив, унищожена.

средства

1. Darmouth College. (SF). Жизнен цикъл на документа: Дефиниции, поддържащи технологии и приложения. Изтеглено от: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Жизнен цикъл на документите: Теория на трите епохи. Получено от: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Какво е жизнен цикъл на електронното управление на документи? Възстановен от: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Жизнен цикъл на документа. Изтеглено от: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Жизнен цикъл на документите - Испанската архивна система. Възстановен от: normadat.es.