Частите на основното официално писмо (с пример)

Частите на официалното писмо са заглавието, тялото, затварянето и подписването, раздели, които допринасят за доброто представяне от емитента и разбирането на съдържанието от страна на получателя на същото.

Вербалната комуникация е взаимодействие между подател и получател или получател, в която се използва устен език, чрез думите в разговор.

Тя може да бъде и писмен език, чрез съставяне на писмо. Според целта на писмото тя ще бъде формална или неформална.

Официалното писмо е вид писмена устна комуникация, която се използва за изпращане на конкретно съобщение за професионална тема, проучвания, заетост, искане към обществени или частни институции и др.

За написването на писмото или съобщението трябва да се използва културен и приятелски език, който трябва да съответства на набор от правила за учтивост, като поздрав и учтиво изказване, дори ако получателят е известен. Избягване на използването на общи изрази.

Именно формалността на тези послания се наблюдава чрез използването на определени фрази, наричани също учтивости.

Тези формули, като ги включват в текста по комбиниран и навременен начин, идентифицират техния стил и помагат на емитента да постигне целта на съобщението.

Основни части на официалното писмо

Според вида на официалното писмо, което се представя, то ще бъде разширение на всяка от неговите части, но те трябва да се състоят от следните точки:

удар с глава

  • Бланка: Представя данните на емитента, имена, адрес, телефон, електронна поща, уеб страници.
  • Място и дата : Сайтът, градът или градът, в който е разположен емитентът и кога е написан, ден, месец и година. Пример: Мадрид, 15 октомври 2016 г.
  • Тема: Причината за писмото е посочена ясно и накратко.
  • Име на получателя : Името на писмото е адресирано, с йерархично третиране, позицията в компанията, ако случаят е такъв и думата присъства, по-долу. Например:

господа,

TV Two Corporation.

Присъства.

Първоначален поздрав или призив

Писмено е формулата на учтивостта, която улеснява въвеждането на темата. например:

Уважаеми господа (as), Уважаеми господа (as).

Съдържание на официалното писмо

Представени са организирани идеи, за да се обясни целта на съобщението, чрез няколко параграфа, които улесняват цялостното предоставяне на информация, с максимум от 5 до 6 реда всеки, отнасящ се до всяка фаза:

  • Въведение : Посочва се целта на писмото.
  • Развитието : причините, които го пораждат, са обяснени и централната тема на писмото е обяснена подробно.

Заключението

Тя възвръща всички повдигнати, целта на писмото и споразуменията или аспектите, към които се иска да пристигне.

затваряне

Това е сбогуването на емитента. Накратко е написан кратък параграф, който да благодари на вниманието и предоставената възможност. След това се финализира чрез поставяне на формула за учтивост. например:

Без по-нататъшно позоваване оценявам вниманието, което придава,

С уважение,

твърд

Това е рубриката за това кой изпраща писмото. Пример: Исус, Пердомо

Характеристики на официално писмо

Всяко писмо има специфична цел, но има редица аспекти, които са общи за тях, от гледна точка на формата, организацията на темата, езика, подреждането на параграфите, удължаването на присъдите, използването на знаци. на препинателни знаци, наред с другите, които му придават стила на формалност:

формат

Можете да използвате блоковия или полублоков формат.

  • Формат на блока: Поставя се датата, подравнена с дясното поле, след което данните на получателя или получателя, първоначалният поздрав и параграфите се подравняват с лявото поле. Впоследствие, както затварянето, така и последният поздрав и подписът се намират вдясно, съответстващи на датата.
  • Формат в семиблок : датата се намира към дясното поле, след което данните на получателя и първоначалния поздрав се подравняват с лявото поле. В първия ред на всеки абзац се оставя отстъп и останалата част от текста се подравнява с лявото поле. И накрая, и затварянето, и сбогуването, и подписът се намират в центъра, с допълнителни пространства вдясно.

Организация на темата

Подредете идеите последователно във времето и пространството, за да разберете по-добре посланието.

Езикът

Използвайте термини, свързани с темата, ако е работа, по искания или процедури, с културен език, без правописни грешки. При наличието на любезни фрази и без обидни думи или агресия. Нито неофициални съкращения, нито имена.

Структура на параграфите

В първия параграф целта на писмото трябва да бъде известна. Предлага се предварителна информация и след това основната идея

, В централните параграфи са посочени подробностите или обосновките, които подкрепят основните идеи на писмото, независимо дали става въпрос за закони, теории, концепции или предишен опит.

Накрая той приключва със заключението от гореизложеното, повтаря целта на писмото, предоставя възможно решение и казва, че се очаква бърз отговор.

Удължаване на присъдите

Важно е да се използват изречения, които не са много обширни, но имат пълно значение.

Използване на пунктуация

За използването на тези знаци трябва да бъдете внимателни, тъй като те помагат да се даде интонация и съгласуваност на идеите. Неправилното им използване може да навреди на целта на съобщението.

Видове официално писмо

Като цяло, хората издават официално писмо, когато не могат да комуникират лично. В зависимост от целта на съобщението, те могат да бъдат разположени между следните типове:

  • Писмо за искане: Издава се с цел искане на услуга, документи, бележки, разрешителни, безвъзмездни средства, сътрудничество.
  • Благодарствено писмо: Използва се за благодарност за получена услуга, добро обслужване, сътрудничество или предоставена услуга.
  • Мотивационно писмо: Използва се за представяне на фирма, лице или институция и поставяне на техните оферти, продукти и услуги по поръчка.
  • Препоръчително писмо: главно за изтъкване на уменията и способностите на дадено лице, за извършване на дейност и за намиране на работа; или добър опит за плащане и го препоръчвам като отговорен за финансирането.
  • Претенция: Тя е насочена предимно към организация, която може да разкрие проблем, вреда или неправилна ситуация, чието решение зависи от това.
  • Писмо за оставка : Той се издава от лице, което уведомява за оттеглянето си на работа и обяснява причините за решението си.
  • Писмо за уведомяване : Това се прави, за да се информира за процедура или управление, които дадено лице извършва; или за участие в бъдещо събитие, събрание, среща, конгрес.