10-те характеристики на най-важното официално писмо

Официалното писмо е писмено съобщение между двама души, които могат или не могат да се познават, но във всеки случай имат отдалечена и почтена връзка, която ги принуждава да поддържат официален език.

Този, който пише писмото, се нарича получател или емитент; който я получава е получател или получател. Официалното писмо обикновено се използва за комуникация между компании, високопоставени институции и държавни органи, между другото.

За участие се използват и международни награди, публични назначения или признания.

В официалните писма разговорният език, познанията, идиомите и tuteo трябва да бъдат оставени напълно настрана. Универсално приетите формула на учтивостта трябва да присъстват и трябва да отговарят на предварително определена структура.

По своята форма форма буквите от този вид трябва да бъдат на ръка или да бъдат отпечатани на хартия и да бъдат изпратени в запечатан плик на получателя, въпреки че е вярно, че в настоящата цифрова епоха структурата на официалното писмо се използва за съобщения, изпратени до чрез имейл. Последното обаче не е най-често срещаното, нито препоръчителното.

Десетте основни характеристики на официалните писма

1 - Официален език

Официалният език изисква правилно използване на лексиката и безупречната граматика и правопис. Лечението трябва да бъде далечно и уважително.

Третирането на изпращача на получателя трябва да бъде ваше; никога не трябва да бъде обучаван, независимо от възрастта или обхвата на получателя, или ако е или не е известен на подателя.

Въпреки че езикът трябва да бъде уважителен, това не означава, че добротата и учтивостта трябва да бъдат отменени.

2- Бетонни намерения

Не е написано официално писмо без точни намерения и определена цел. С този вид писмо е предназначен да съобщи нещо на получателя или да поиска информация, че подателят се нуждае от него.

Във всеки случай се търси положително впечатление на получателя и предразполага благоприятно, така че комуникационният поток да продължи, докато целите на изпращача бъдат изпълнени. Предоставената информация трябва да бъде възможно най-ясна и пълна.

3- Дължина

Официалното писмо обикновено е кратко и конкретно, посочващо директно целта, след поздравленията и съответните правила за учтивост.

Както обикновено се случва в институционални, бизнес, правителствени или между двама души, които нямат близки отношения, няма смисъл да се разхождате по клоните, да се отклонявате или да обяснявате въпроси, които не са централни. По този начин обикновено официалните писма не трябва да надхвърлят 2 страници.

4- Заглавка

Официалното писмо трябва да бъде написано на официалния вестник на лицето или лицето, което го пише. Обикновено се прави на бланки, в които може да се появи само името на институцията или на подателя, въпреки че може да включва и адреса на същата.

След това следва да се появи датата, предшествана от мястото (града), където се пише.

По-разумно е да напишете датата без съкращения, т.е. месецът, написан с букви, и годината с четири цифри. Тя трябва да бъде подравнена вдясно от страницата.

5 - Лечение и поздрав

Лечението трябва да бъде формално и трябва да включва длъжността, професията или обхвата на получателя. Например: президент, доктор, професор, генерал и т.н., последвано или не от фамилията. Избягвайте поздрав с първо име, прякори или прякори.

Когато получателят е двойка, трябва да се отнасяте към себе си като към Господ и Лейди. В някои страни депутатите и сенаторите се третират като "почитаеми", а в други те могат да бъдат "Илюстративен Господ".

Същото се случва и с други правителствени длъжности или благороднически титли, така че е важно да се знае протокола на всяка страна.

Ако конкретен получател не е известен, могат да се използват безлични формули, като например "На кого може да се отнася" или просто "Уважаеми господине" или "Скъпа госпожо".

За поздрав трябва да добавите някои правила за учтивост като „Уважаеми“, „Уважаван“ и т.н. Формулярът "Уважаеми господине" също се използва като официален поздрав.

6- Тялото

Съдържанието на писмото също трябва да започне с някакво любезно правило, като например: "Чрез това ...", "Пиша ти ...", "Много се отнасям с уважение към вас по повод ...", "Служи на това за ... "или малко по-малко протокол, като" На първо място получи сърдечен поздрав ... ".

Писмото трябва да съдържа кратки и добре структурирани параграфи. Посланието трябва да бъде прецизно, конкретно и еднозначно.

Ако е искане, то трябва да бъде направено директно; ако е информативно писмо, трябва да отидете направо на въпроса. Винаги имайте предвид, че получателят е зает човек, който не иска да губи време с ненужни речи или е трудно разбираем.

7- Сбогом

Сбогомът трябва да закръгли централната идея на писмото, да укрепи целта и да насърчи действията, които изпращачът очаква от получателя ("Чакам вашия отговор", "Надявам се информацията да е полезна" и т.н.).

Най-често затварянето на официални писма е „Искрено“ или „Много внимателно“, като се предпочита тези форми да са по-разговорни като „Аплодисмен поздрав“, „Поздрави“, „Прегръдка“ и т.н.

След това трябва да поставите отпечатан подпис (име и фамилия с печатни букви) и подписа на изпращача. T

Тя трябва да включва и длъжността или ранга на подателя, т.е. "д-р", "инж.", "Проф.", Последван от името и фамилията и в отделен ред на позицията: "председател на оценителната комисия", "посланик" на Република Аржентина ", " Генерален секретар "и др.

8- Друга информация

В подножието на писмото и след подписването могат да бъдат включени, ако е необходимо, обяснение на приложенията или имената на хората, които ще получат копие от писмото (обозначено със съкращението "Cc").

По-долу и накрая могат да бъдат включени инициалите на лицето, което диктува буквата, т.е. на подателя (с главни букви) и на тези, които преписват (малки букви), както е показано: ABC / def.

Като писмо, за което преди това се смяташе, използването на постскриптове в него не се препоръчва.

9 - Пликът

Всяко официално писмо трябва да бъде изпратено в плик, дори ако изпращачът и получателят са в една и съща сграда (например комуникация между отделите на същата институция).

Пликът трябва да е с размер според това, което ще съдържа, за да не стане твърде обемист. Писмото трябва да се сгъне възможно най-малко (максимум 2 до 4 пъти), тъй като хартията, която е почти непокътната с прекалено много гънки, е много по-елегантна.

Името и данните на получателя винаги се поставят на лицевата страна на плика и центъра му. Името и данните на подателя могат да бъдат на гърба и плика, или отпред, отгоре и отляво на плика.

Горният десен квадрант отпред на плика винаги е запазен за печати или печати.

Тя трябва да бъде затворена внимателно, но твърдо, за да се гарантира неприкосновеността на съдържанието. В някои случаи много церемониален или елегантен, той може да бъде запечатан с уплътнителен восък.

10- Отговорът

Всяко официално писмо трябва да има отговор. Тя трябва да бъде бърза, кратка и да запази същата схема на полученото официално писмо.

Официалното писмо без отговор се счита за неуважително и неуважително действие от страна на получателя, което може да доведе до напълно противоположно на първоначално преследваната цел.